So genannte Co-Working-Spaces erfreuen sich wachsender Beliebtheit – und zwar nicht nur bei Freiberuflern, sondern durchaus auch bei Angestellten. Für Letztere stellt sich die Frage, ob sie für Aufenthalte in solchen Gemeinschaftsbüros Reisekosten abrechnen oder lediglich Fahrtkosten absetzen dürfen. Die Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) erläutert, wann ein Co-Working-Space als erste Tätigkeitsstätte gilt und was das steuerlich bedeutet.

Für Arbeitnehmer, die zeitweise in einem Co-Working-Space statt in Räumen ihres Unternehmens arbeiten, stelle sich die Frage, ob sie dafür Reisekosten abrechnen dürfen. Grundsätzlich gilt laut VLH: Reisekosten könnten steuerfrei erstattet werden, wenn ein Angestellter außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet. Dann könnten auch steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden, jedenfalls bei einer Abwesenheit über acht Stunden und für höchstens drei Monate am Stück.

Ein Arbeitnehmer aber, der angestellt ist und in seinem Unternehmen einen Arbeitsplatz hat, könne nicht grundsätzlich Reisekosten abrechnen, wenn er zeitweise in einem Co-Working-Space arbeitet. Denn auch ein Co-Working-Space könne unter bestimmten Voraussetzungen als erste Tätigkeitsstätte gelten – dann habe sich das Thema Reisekosten erledigt.

Laut Einkommensteuergesetz handele es sich bei der ersten Tätigkeitsstätte um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Mietet also der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space und ordnet diesen dem Arbeitnehmer dauerhaft zu, werde das Ganze für den Arbeitnehmer zur ersten Tätigkeitsstätte. Dauerhaft heißt laut VLH unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten.

In solchen Fällen dürfe der Arbeitnehmer keine Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen und auch keine Verpflegungsmehraufwendungen in seiner Steuererklärung geltend machen. Er könne aber seine Fahrtkosten über die Entfernungspauschale absetzen. Dabei handele es sich um Werbungskosten, wozu auch noch weitere beruflich bedingte Ausgaben gehörten, die von der Steuer abgesetzt werden könnten.

Anders verhält es sich nach Angaben der VLH, wenn der Arbeitnehmer im Unternehmen seines Arbeitsgebers dauerhaft einem festen Arbeitsplatz zugeordnet ist und nur vorübergehend in ein Co-Working-Space abkommandiert wird, beispielsweise für die Dauer eines Projekts oder für einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten. Ebenfalls möglich: Ein Arbeitnehmer sei keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet und der Arbeitgeber quartiere ihn regelmäßig für jeweils weniger als zwei volle Arbeitstage pro Woche in einem Co-Working-Space ein. In diesen Fällen gelte der angemietete Arbeitsplatz in dem Gemeinschaftsbüro nicht als erste Tätigkeitsstätte – und dem Arbeitnehmer dürften Reisekosten steuerfrei erstattet sowie ebenfalls steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden.

Abschließend merkt die VLH an, dass es sich bei den genannten Szenarien um so genannte dienstrechtliche beziehungsweise arbeitsrechtliche Zuordnungen durch den Arbeitgeber handelt. Liege keine solche Zuordnung vor, gölten noch andere Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte.

Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V., PM vom 20.01.2025